Import Participants
Upload file, preview data, lalu import ke sistem.
Gunakan tombol Panduan untuk format kolom dan catatan operasional.
Upload file peserta
Gunakan template yang disediakan agar data terbaca dengan benar.
Preview data import
Sample baris yang akan divalidasi sebelum import final.
| Row | Nama Peserta | Nama Guru | Usia | Instrumen | Pendamping / orgtua | Tiket tambahan | Nomor WA | Status Validasi | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Belum ada preview data. Upload file untuk memproses import. | |||||||||
Riwayat import terakhir
File yang baru diproses oleh admin event.
Panduan Import
Ringkas, cepat, dan langsung bisa dipakai.
Alur singkat
3 langkahStep 1
Upload File
Pilih file Excel dari tim akademik.
Step 2
Preview Data
Gunakan tombol preview untuk melihat sample row dan validasi awal.
Step 3
Validasi
Ringkasan validasi akan muncul sebelum import final dijalankan.
Format kolom Excel
Referensi singkat sebelum file dipreview.
No
Nomor urut dari file Excel. Kolom ini diabaikan saat import.
Nama
Nama participant/peserta yang akan dibuat di sistem.
Nama guru
Nama guru yang harus sudah ada di database.
Usia
Usia participant dalam angka bulat.
Instrumen
Instrumen yang harus sudah ada di database dan terhubung ke guru.
Pendamping / orgtua
Jumlah orang tua/pendamping. Jika kosong, otomatis 2.
Tiket tambahan
Jumlah additional guest. Jika kosong, otomatis 0.
Nomor WA
Nomor WhatsApp participant atau orang tua. Wajib jika Email kosong.
Email participant atau orang tua. Wajib jika Nomor WA kosong.
Aturan data guest
- Setiap participant otomatis dibuatkan 2 Orang Tua jika kolom Pendamping / orgtua kosong.
- Kolom Tiket tambahan menentukan jumlah additional guest dan tidak lagi punya default 1 tiket.
- Nomor WA atau Email wajib diisi minimal salah satu.
- Nama guru dan instrumen dicocokkan dengan trim + case-insensitive matching.
- Guru baru akan dibuat otomatis saat import jika belum ada di tabel guru.
- Relasi guru dan instrumen akan dibuat otomatis saat import jika belum ada.
- Kolom session_id legacy masih diterima bila file lama masih membawanya, tetapi template baru tidak memerlukannya.
- Orang Tua tidak mendapat konsumsi.
- Tiket Tambahan mendapat konsumsi.
- Participant mendapat konsumsi dan wristband.
Catatan penting
Setiap participant akan otomatis mendapat QR invitation ketika import berhasil.
Setiap participant otomatis dibuatkan 2 Orang Tua jika kolom Pendamping / orgtua kosong.
Tiket Tambahan hanya dibuat sesuai angka pada kolom Tiket tambahan.
Participant hasil import boleh masuk tanpa session dan bisa diassign belakangan dari halaman participants.
Guru dicocokkan berdasarkan nama secara case-insensitive dan akan dibuat otomatis jika belum ada.
Relasi guru dan instrumen akan dibuat otomatis jika kombinasi keduanya belum ada.
Tiket Tambahan mendapat hak konsumsi.
Orang Tua tidak mendapat hak konsumsi.
Import tidak mengirim email otomatis.